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云储存_表较好的_人工智能智能

时间:2021-02-21 03:02 来源:埃里克云 编辑:埃里克云

核心提示

直接从Airtable库中的客户和任务信息自动生成定制发票很简单,下面是如何做到的。对于以客户或服务为中心的大量业务,在跟踪任务或项目完成后,还有一个重要的下一步:生成发票...

云储存_表较好的_人工智能智能

直接从Airtable库中的客户和任务信息自动生成定制发票很简单,下面是如何做到的。对于以客户或服务为中心的大量业务,在跟踪任务或项目完成后,还有一个重要的下一步:生成发票和账单。在这篇文章中,我们将向您展示如何使用页面设计器块的功能来创建一个自动发票模板,该模板从您的客户端和任务信息生成自定义发票。pagedesigner块是一个非常灵活的工具,它可以让你从你的基础上获取各种信息,包括图像和文本变量,并将它们以任何你想要的格式显示出来。您可以用静态文本和图像补充来自基础的信息,甚至可以从链接的记录中创建引用多个字段的信息表。此链接记录功能是自动发票模板的核心。项目和任务跟踪对所有业务都至关重要,因此项目跟踪模板是用户建立自己基础的最受欢迎的起点之一也就不足为奇了。我们将修改原始的projecttracker模板,以将计费信息字段添加到Clients表中的记录中,将小时费率信息添加到Projects表中的记录中,并将计费小时数信息添加到Tasks表中的记录中。为了将它们链接在一起,我们将为发票记录创建一个新表,该表链接到一个项目、一个客户机和多个任务。当已完成的任务记录被添加到发票中以便记帐时,将根据费率和小时数计算其成本,然后,这些已完成的任务将作为行项目添加到页面设计器发票模板中。在上面的图片中,你可以看到它在一个完整的发票模板中的样子。在下面的部分中,我们将详细介绍对projecttracker库的修改,然后使用pagedesigner块布局发票模板的每个步骤。我们还包含了一个示例库,其中包含了所有已做的修改,如果您想跳过制作页面设计器发票模板的权限,您可以将其导入您自己的工作区并开始使用。项目跟踪器模板在所有修改后的外观。如果要尝试自己修改Project Tracker模板,请转到模板库并复制原始模板。修改帐单和发票模板信息的项目跟踪程序模板需要在项目跟踪器中提供不同数量的发票,以获得所需的信息。下面的部分显示了每一个修改,并按被修改的表进行了细分。如果您想了解更多有关使用引用的不同类型字段的信息,请参阅这篇关于自定义字段类型的文章。以下是我们为将小时费率计费添加到我们的发票模板的项目跟踪器中所做的添加和修改如果您的业务结构不同,可能需要稍微不同的修改。首先,您需要创建一个名为"Invoices"的新表,然后创建/自定义以下表中的每个字段。设计项目项目小时费率(带小数的货币字段):与客户签订的此项目的小时费率。发票(链接的记录字段,链接到发票表):链接到用于成本跟踪的发票表。总成本(汇总字段):使用到发票表的链接,使用公式SUM(values)将所有链接发票的发票总额$amount相加。任务计费小时数(带小数的数字字段):完成任务所需的计费小时数。小时费率(查找字段):从Design Projects表中提取项目的项目小时费率。Cost(formula field):此任务的行项目在发票上的收费价格,使用公式{Billable Hours}*{Hourly Rate}计算。格式化为货币以便在发票上显示。Task(单行文本字段,primary field):为了清晰起见,请确保更改主字段的名称,因为它将在发票模板的任务表上显示为列标题。客户收货方(长文本字段):发票提交到的公司和地址。帐单发件人(长文本字段):您希望用于接收付款的公司和地址。付款信息(长文本字段):关于如何提交付款的信息。帐单联系人(单行文本字段):公司的帐单联系人。Email(Email字段):账单联系人的电子邮件。Billing Terms-Days(带整数的数字字段):开发票后付款到期的天数。发票发票(自动编号字段):每个发票的唯一递增编号。发票日期(日期字段)发票的签发日期。Client(linked record field,linked to Clients table):链接到要从中提取帐单信息的客户机的记录。为了一致性,只允许一个链接。任务(链接的记录字段,链接到任务表):链接到要添加到发票的每个任务记录。Logo(查找字段):Clients表中的客户机徽标。Invoice Total$(汇总字段):每个链接任务记录的成本,加上公式SUM(值)。Invoice Due Date(rollup field):一个更高级的汇总字段,只在一个字段中,它从Clients表中查找账单条款,然后将其添加到Invoice Date字段中,使用公式DATEADD({Invoice Date},MAX(values),'day')查找未来的发票到期日。Invoice ID(formula field):使用公式{Invoice}&"-"&Client&"-"&Tasks,将几个信息字段合并到发票的主字段中以便于搜索。使用页面设计器块布局自动发票模板要在PageDesigner中创建我们的发票模板,完成修改或加载示例库后,请转到Invoices表,单击右上角的Blocks按钮打开Blocks侧栏,然后使用AddaBlock按钮。在可用块库中滚动以找到页面设计器,然后单击"添加到基础"。你的新区块将弹出并要求页面设置默认的字母大小和纵向方向将很适合我们。单击"完成",然后单击"编辑布局"按钮。你会看到一个元素,你会看到一个新的元素列表。首先,选择staticelements下的Text并在页面左上角为页眉创建一个大框。给字体一个大尺寸和大权重,在内容中,您可以引用Invoice number字段,方法是将它放在content字段中:"Invoice#{Invoice}"。在该框的下方,您可以放置Logo字段以插入客户记录中的Logo。在右边,用粗体字放置两个静态文本对象:"Invoice Date"和"Due Date"。在这些对象旁边,您可以将相应的日期字段放置在常规文本中,并使用页面设计器的网格将其与水平文本对齐设置为右侧对齐。现在事情会变得更华丽一点。从字段中选择"客户机",然后在"表列"下添加"帐单发件人"和"帐单收件人"字段,并删除不必要的"客户机"字段。您将看到Airtable已经查找了链接客户机记录上的字段,而不必在Invoices表中显式地包含查找。将该框拖到更大的大小以适合所有信息。对于其他客户信息,我们将再使用两次相同的技巧。在billing info的右侧,您可以放置一个Client table元素,其中billing Contact和Email字段作为列;然后在左下角,您可以放置一个漂亮的大Client表,其中只有Payment Information列。然后我们放置最后一个表,这一次使用Tasks字段,其中有Task、Billable Hours、Hourly Rate和Cost列。这些是我们的发票行项目。总而言之,在Tasks表下添加最后一个粗体静态文本,引用invoicetotalrollup字段,内容为"totaldue:{Invoice Total$}"。要向发票添加项目,请离开页面设计器编辑器,只需将已完成的任务记录链接到发票记录。你现在有了一个自动生成和更新发票系统!返回页面设计器块并单击右上角的打印,您可以将发票发送到打印机,或使用浏览器或操作系统的"打印"对话框将其保存为PDF格式。就这样!恭喜你用一个惊人的新的自动发票生成器模板来增强你的项目跟踪基础。关于如何使用页面设计器做什么的另一个想法,请看一下数字内容日历模板如何自动生成社交媒体图像资产。如果你想出了其他很酷的方法来使用页面设计器块,那就在Airtable Universe上发布你的基础,或者在社交媒体上让我们知道!

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