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时间:2021-02-22 13:04 来源:埃里克云 编辑:埃里克云

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席默峰会的策划和组织过程。每年秋天,都会有一批来自数字媒体和技术行业的有影响力的人物和高管来到南加州。在为期两天的席默峰会上,他们听取了30位特邀演讲人和116位企业家...

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席默峰会的策划和组织过程。每年秋天,都会有一批来自数字媒体和技术行业的有影响力的人物和高管来到南加州。在为期两天的席默峰会上,他们听取了30位特邀演讲人和116位企业家介绍他们的新公司;参加了无数次圆桌讨论会;并庆祝了Wavemaker奖,这场盛典吸引了来自全行业的50位评委,为初创企业颁发"年度IPO"和"最具颠覆性的公司规模"等奖项(去年的获奖者是Tinder)这一独家活动不仅为主办方Siemer and Associates建立了关系,Siemer and Associates是一家为领先的互联网和数字媒体公司提供财务指导的精品商业银行,还为不同行业的主要参与者提供了一个见面、交流想法和相互学习的空间。对于席默公司的市场部经理和这次活动的主要组织者苏拉•哈特来说,这意味着一大堆工作要做。为了将与会者、销售商、评委、赞助商和其他涉及重大会议的活动部分围起来,苏拉和她的团队转向了可播放的。建立记录系统在Siemer,Airtable是所有会议相关信息的中心存储库。关于演讲者、场地等的重要细节都被收集在一个数据库中,以便于参考。例如,哈特专门为组织活动赞助商创建了一个表格。"我们需要密切关注我们是否收到他们的广告,我们需要一个地方来存放他们的合同和他们的付款单。我们还创建了一个跟踪可交付成果的表格,"哈特说。但Airtable会跟踪所有内容,这样您就可以看到谁删除了什么,并拥有所有更改的历史记录。哈特还重视查看所做更改历史的能力。"所有的床单都有很多人在用。Airtable更像是一个数据库,所以很难搞砸。在Excel或googlesheets中,如果有人删除了一个单元格,就没有办法恢复它。但是Airtable会跟踪所有的东西,这样你就可以看到谁删除了什么,并拥有所有更改的历史记录,"Hart说。带领演讲者上台对于像席默峰会这样的独家活动,最吸引与会者的是主旨发言人的质量。为了吸引这些忙碌的高层管理人员参加,苏拉和团队几乎在前一年的活动结束后立即开始外展。每个Siemer团队成员都被分配了一组潜在的演讲者来管理,从最初的外展到最后的演讲者走上舞台。该团队通过使用多个选择字段将每个潜在的演讲者分配到一个层级,从而优先考虑他们的外联工作。在接下来的几个月里,关于此人的每一个细节都集中在这个表中,所有者更新关系的状态、最后的联系人、注释等等。每个团队成员创建一个单独的网格视图,其中包含一个过滤器,以便只显示他们负责的演讲者记录。该团队使用复选框来指示招聘流程的特定部分何时完成,因此他们可以轻松地扫描列表,以确定哪些人需要跟进,以及是否有人跌入了漏洞。当哈特的团队使用传统的电子表格时,他们经常以不一致的方式更新演讲者状态,用"yes"和"no"交替输入"confirmed"和"denied"。"意思是一样的,但是如果你在一个包含大量数据的电子表格中滚动,那么很容易错过这些回答。今年,有了Airtable,就更加一致了——只需打上一个复选标记,表明邀请是否已发送。使用过滤器,团队还可以在Airtable中创建一个自定义视图,只显示选中的响应——在使用不一致文本响应的标准电子表格中,这是一个困难的壮举。当演讲者确认他们是否参与了活动,团队成员可以在同一地点捕捉程序和网站所需的bios和头像。表格简化了提名过程从峰会评委那里收集奖项提名是计划过程中的一个重要部分,哈特使用了一个可播放的调查表格,使收集工作尽可能快速和简单。她创建了一个定制的调查表格,发送给评委,要求他们提名。表单将响应实时导入主外展跟踪表。由于所有信息都保存在基地,团队中的任何人都不必花时间手动输入。一旦提名完成,哈特的团队就会使用Airtable来检查从是否收到被提名者的邀请到可能的获胜者是否做出回应的所有事情。自定义视图可使每个团队井然有序哈特为她的数据库创建了自定义视图。"营销"视图使营销团队可以轻松地在一个地方查看发言人的所有新闻材料,例如照片和徽标。有能力附加视觉资产,如标志和照片的权利到基地有助于保持材料的组织和准备好了几次点击鼠标。跟踪可视资产的能力对这一过程至关重要。"我们需要将设计文件发送到打印机,并对艺术指导、纸张库存做笔记,并检查是否已将最终设计发送给打印机,"哈特说。使用高级字段类型可以节省时间为了尽量减少需要输入的重复数据量,Hart使用链接记录和查找。如果其中一个字段需要更新(例如,如果一个潜在的法官换了公司),那么所有的表都是最新的,而且团队成员可以轻松地看到他们需要的信息,而不必在单独的表中搜索。为了实现这一点,她首先设置一个链接到主联系人表的字段,并选择法官的姓名。然后,她使用一个查找字段来显示他们公司的名称。最后,她将主"Name"字段设置为连接这两个字段的公式,无需重新输入任何信息。下一步是什么2015年的席默峰会是该团队迄今为止规模最大的一次活动,部分原因在于可播放性。"哈特说:"这不仅使我们的生活更轻松,它还扩大了我们雄心壮志的范围。"现在2015年的席默峰会已经过去,哈特已经在考虑如何让未来的峰会更加壮观。虽然管理行业重量级人物和活动物流都是一件很难处理的事情,凭借她卓越的计划技巧和Airtable将大量细节汇集在一起,Hart已经准备好(也很兴奋)迎接明年的挑战。可折叠的:组织你能想象到的任何东西。Airtable的工作原理类似于电子表格,但它提供了数据库的功能来组织任何东西。免费注册。

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