一个由15名制作人、编辑和枪手组成的团队负责制作《时代》所有的视频资产，从一分钟的新闻剪辑到长篇纪录片。《时代》杂志向其拥有超过1950万印刷版读者和近5000万每月独立访客的读者出版印刷和数字内容。《时代》的执行制片人乔纳森•伍兹（Jonathan Woods）站在公司视频运营的第一线，负责监管一支由15名制片人、编辑和枪手组成的团队，他们负责制作《时代》的所有视频资产。这是一个巨大的任务，他们的努力最终达到每月约1000个视频，涵盖突发新闻、文化、政治、体育、娱乐等领域。计划和执行他们的内容日历不仅仅意味着寻找和分配创意：它还意味着预算，发票，处理生产物流，库存跟踪，管理自由职业者，组织电影节和奖项提交，导致复杂的生产系统。伍兹的大部分时间都花在提高团队之间的透明度和效率上。伍兹说："我们一直使用的很多系统都是手工操作的，缺少正确的触发器、提醒或功能，这些功能可以使我们更聪明地工作，而不是更努力地工作。"。对伍兹来说，"更聪明地工作"意味着把相关信息摆在需要它的人面前，并使繁重的手工过程自动化。时代视频团队负责每月制作1000多部视频，内容涉及新闻、文化、政治、体育、科技等等。把不合作的系统变成无缝操作艾丽卡·索拉诺与伍兹密切合作。作为制作协调员，她的职责包括监督预算，跟踪发票，并确保及时向供应商付款——无论他们是DPs、转录服务还是美发和化妆师。"有很多数据输入。索拉诺说："因为我是时间、金钱、财富和铸币的收集协调员，所以我必须在这里输入信息，然后转到另一个电子表格，在那里输入同样的信息，这太浪费时间了。"。发票提交到付款周期可能需要长达三个月的时间。如果他们不知道所有的供应商都收到了发票。索拉诺说："我得给供应商发邮件，说‘好吧，你会在6月1日拿到工资。’"。由于自由职业者和供应商在周期的各个阶段都有大量的发票，Solano需要一种工具，不仅可以跟踪每一步，还可以触发警报，说明他们是如何根据预算步调的，并向利益相关者（如伍兹）提供透明度。团队经历了从Excel到Sheets再到Trello的几次迭代。"有了Airtable，一切都是自动的，"索拉诺说现在，当发票状态、付款日期和发票副本发生变化时，他们会自动收到电子邮件。事情发生了巨大的变化。我每个月都会收到这样的邮件："我的报酬在哪里？"？怎么回事？"我再也不懂了。"Airtable灵活的框架允许团队对发票流程有一个鸟瞰图，并采用从不同维度分析预算的视图：项目、供应商或时间框架。索拉诺说："乔纳森会等到我手动更新数字，看看我们的预算情况如何。"但是现在，因为所有内容都是同步的，所以所有内容都会同时更新。我不必像以前那样经常和他联系或者发送报告。现在他只需点击一个标签就能知道我们是超出预算还是低于预算。"伍兹承认："这无疑让我们取消了常设会议。"总的来说，我们有更多的空闲时间，我更了解其他团队正在发生的事情。"通过合作加强覆盖面在使用Airtable进行编辑计划时，团队也发现了各自工作中的重叠，从而导致了更多的跨部门协作。毕竟，视频团队只是众多编辑引擎中的一个，他们现在对整个公司的报道有了更深入的了解。"这实际上是在加强我们的报道。假设视频团队想要制作一个关于人工智能的雄心勃勃的视频。《时代》杂志的编辑组也在写一篇关于人工智能的文章，照片组也在写一篇关于人工智能的照片文章。伍兹解释说："我们可以在不知道对方工作的情况下，进行三个几乎相同的项目。他回忆起2013年的一个具体事例：他在纽约和新泽西港务局的联系人告诉他，当时另一个团队的一名记者要求采访伍兹曾与之交谈过的同一个人，当时他正在写一篇关于某个世界贸易中心的报道。"我们可能正在进行三个几乎完全相同的项目，而不知道彼此的工作。""我说，‘哦，我没意识到这一点。’今天不会发生这种事的，"伍兹说这大大节省了成本。但是，对我们来说，最重要的是，我们遇到了我们认为相当复杂的问题，客户成功团队阐明了清晰的技术路线，并向我们展示了如何充分利用Airtable的全部功能。"索拉诺补充道，"我不知道我能为这些底座定制多少。每个基地都是我们所需要的，当我们需要的时候。"想接收更多这样的内容吗？